ピボットテーブルは、集計したい表のセルを選んで「挿入」タブの「ピボットテーブル」を選び、置き場所を「新しいワークシート」か「既存のワークシート」に決めて「OK」を押すと作れます。あとは「ピボットテーブル フィールド」でフィールドにチェックを入れ、行、列、値の領域に振り分けるだけです。
ピボットテーブルは、データの計算、集計、分析をするための機能です。数式を1つも書かずに、売上を月別や担当者別にまとめたり、パターンや傾向をつかんだりできます。ピボットテーブルはキャッシュと呼ばれるデータのスナップショットで動くので、元のデータが書き換わる心配もありません。
ただし、うまくいくかどうかは作る前の元データでほぼ決まります。2026年10月時点の Microsoft のヘルプをもとに、元データの整え方から順に説明します。
作る前に元データを整える
- データは行ではなく列で整理し、1つのヘッダー行を付けます。
- すべての列に、空白でない一意の見出しを付けます。2行の見出しや結合したセルは避けます。
- 空の行や空の列を入れません。
- 1つの列には同じ種類のデータだけを入れます。同じ列に日付とテキストを混ぜることはできません。
- できれば Excel のテーブルにします。データ内のどこかを選び、「挿入」から「テーブル」を選びます。
テーブルにしておくと、データを更新したときにテーブルに追加した行が自動でピボットテーブルに含まれ、新しい列もフィールドの一覧に入ります。テーブルでない場合は、そのたびにソース データを変更する必要があります。
Windows 版での作り方
- 元データのセルを選択します。
- 「挿入」から「ピボットテーブル」を選択します。既存のテーブルまたは範囲を元にピボットテーブルが作られます。
- ピボットテーブルを置く場所として「新しいワークシート」か「既存のワークシート」を選びます。既存のワークシートなら置きたいセルも選びます。
- 「OK」を選ぶと、空のピボットテーブルと「ピボットテーブル フィールド」の一覧が表示されます。
「ピボットテーブル」ボタンの下矢印をクリックすると、既存のテーブルや範囲のほかに、外部データ ソース、データ モデル、Power BI からもピボットテーブルを作れます。複数のテーブルをまとめて分析したいときや、とても大きなデータを扱うときはデータ モデルを使います。作成時に「このデータをデータ モデルに追加」を選ぶと、使ったテーブルや範囲がブックのデータ モデルに追加されます。
何から始めればいいかわからない場合は、「おすすめピボットテーブル」を選ぶ方法もあります。Excel がデータを分析していくつかのレイアウトを提案してくれるので、いちばん近いものを選んで「OK」を押し、そこからフィールドを入れ替えて仕上げます。
フィールドを行、列、値に配置する
フィールド名のチェックボックスをオンにすると、フィールドは既定の領域に自動で入ります。
| フィールドの種類 | 既定で入る領域 | 例 |
|---|---|---|
| 数値以外のフィールド | 行 | 商品名、担当者、地域 |
| 日付と時刻のフィールド | 列 | 注文日 |
| 数値フィールド | 値 | 売上、数量 |
既定の場所が目的と違えば、フィールドを目的の領域へドラッグするだけで移動できます。不要になったフィールドは、一覧から外へドラッグするか、チェックを外します。この並べ替えがピボットテーブルのいちばん便利なところで、行と列を入れ替えるだけで別の視点の集計表になります。
合計のはずが個数になるときの原因
値の領域に入れたフィールドは、既定では SUM(合計)で表示されます。ところが Excel がデータをテキストとして解釈すると、COUNT(個数)で表示されます。ヘルプが値のフィールドにデータ型を混在させないことがとても重要だと強調しているのは、このためです。数値の列に文字が1つ紛れているだけで、合計が個数に変わります。
- 値の領域にあるフィールド名の右側の矢印を選択します。
- 「値フィールドの設定」を選択します。
- 「集計方法」で計算方法を変更します。
- 「表示形式」を選ぶと、フィールド全体の表示形式も変えられます。
計算方法を変えると、フィールド名は自動で「FieldName の合計」のように変わります。名前の変更はピボットテーブルの設定が終わってからにするのがおすすめです。まとめて消したいときは、Ctrl+H の検索と置換で一度に置き換えられます。
合計ではなく比率で見たい場合は、「値フィールドの設定」の「値の表示の種類」タブで、総計に対する比率などを選べます。同じフィールドを値の領域に2回ドラッグすれば、金額と比率を並べて表示することもできます。
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データを足したら更新する
元データに新しいデータを追加したら、そのデータで作ったピボットテーブルはすべて更新が必要です。ここを忘れて古い数字のまま報告してしまうのが、よくある失敗です。
- 1つだけ更新するときは、ピボットテーブルの範囲内のどこかを右クリックして「更新」を選びます。
- 複数あるときは、どれかのピボットテーブルのセルを選び、リボンの「ピボットテーブル分析」で「更新」ボタンの下の矢印から「すべて更新」を選びます。
いらなくなったピボットテーブルを削除する
ピボットテーブルの範囲全体を選択して Delete キーを押せば削除できます。周りのデータやほかのピボットテーブル、グラフには影響しません。ほかに残すデータがない別のシートにあるなら、シートごと削除するのがいちばん簡単です。なお iPad の Excel でも、バージョン 2.82.205.0 以降なら「挿入」から「ピボットテーブル」で作れます。
私のおすすめ
ピボットテーブルで困る原因の多くは、作り方ではなく元データにあります。見出しは1行、空の行はなし、1つの列には同じ種類のデータだけ、そして最初にテーブルに変換する。この4つを守ってから「挿入」を押してください。集計が合わないと思ったら、まず値が SUM になっているか、元データを足したあとに更新したかを確認します。分析の考え方を広げたい方にはYouTube アナリティクスの見方、作業を手伝ってもらうならChatGPT の使い方もまとめています。
よくある質問
ピボットテーブルの元データの条件は何ですか?
1つのヘッダー行がある列にデータをまとめ、空の行や列を入れず、1つの列のデータ型をそろえます。
ピボットテーブルはどこから作りますか?
元データのセルを選び、「挿入」から「ピボットテーブル」を選択します。
合計ではなく個数で表示されるのはなぜですか?
Excel がデータをテキストとして解釈すると、値は COUNT として表示されます。値のフィールドのデータ型が混在していないか確認してください。
データを追加したのに反映されません。
元データに新しいデータを追加したら、ピボットテーブルを右クリックして「更新」を選ぶ必要があります。
ピボットテーブルを作ると元のデータは変わりますか?
変わりません。ピボットテーブルはキャッシュと呼ばれるデータのスナップショットで動作します。
ピボットテーブルを削除するとほかのデータも消えますか?
ピボットテーブルの範囲全体を選んで Delete キーを押しても、周囲のデータやほかのピボットテーブル、グラフには影響しません。
