Para usar el formato condicional en Excel selecciona las celdas, ve a la pestaña Inicio, grupo Estilos, haz clic en la flecha de Formato condicional y elige Resaltar reglas de celdas, Reglas superiores e inferiores, Barras de datos, Escalas de color o Conjuntos de iconos. Si ninguna regla integrada sirve, en Administrar reglas > Nueva regla puedes escribir tu propia fórmula.
El formato condicional cambia el aspecto de una celda según su valor, para que los patrones y tendencias se vean de un vistazo. Funciona en un rango de celdas, en una tabla de Excel y, en Excel para Windows, también en un informe de tabla dinámica. Los nombres de menú están escritos como en la ayuda en español de Microsoft (fuente: Soporte técnico de Microsoft, leído en noviembre de 2026), que lo documenta para Excel para Microsoft 365, Excel 2024, Excel 2021, Excel 2019 y Excel 2016.
Cuando ninguna regla te sirve: crea la tuya con una fórmula
Las reglas del menú cubren lo típico, pero Microsoft deja una puerta abierta que poca gente usa: una fórmula lógica que decide qué celdas se pintan. La única condición es que la fórmula empiece con un signo igual y devuelva Verdadero o Falso (1 o 0). Con eso puedes comparar con el resultado de una función o mirar celdas fuera del rango, incluso en otra hoja del mismo libro.
- Selecciona las celdas.
- En Inicio, grupo Estilos, haz clic en la flecha de Formato condicional y luego en Administrar reglas.
- En el Administrador de reglas de formato condicionales, haz clic en Nueva regla.
- En Seleccionar un tipo de regla, elige Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
- En Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escribe la fórmula.
- Haz clic en Formato, elige número, fuente, borde o relleno y acepta.
El ejemplo de Microsoft para sombrear filas alternas es =RESTO(FILA(),2)=1. FILA devuelve el número de la fila y RESTO el resto de dividirlo por 2: las filas impares dan 1, que cuenta como VERDADERO, y por eso se colorean. Ojo con un detalle: si alguna celda del rango tiene una fórmula que devuelve error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Microsoft recomienda usar las funciones ES o SI.ERROR para devolver otro valor en lugar del error.
Qué regla gana cuando dos se cumplen a la vez
Si aplicas varias reglas al mismo rango, Excel las evalúa de arriba abajo según el orden del Administrador de reglas de formato condicionales. Lo que pasa después depende de si chocan:
| Situación | Resultado |
|---|---|
| Las reglas no entran en conflicto (una pone negrita y otra color rojo) | Se aplican las dos |
| Las reglas entran en conflicto (una pone fuente roja y otra verde) | Solo se aplica la más alta en la lista |
| Regla condicional contra formato manual | Gana la regla condicional; si la eliminas, vuelve el formato manual |
Las reglas nuevas siempre se agregan al principio de la lista, así que conviene revisar el orden con los botones Subir y Bajar. Si quieres que Excel deje de evaluar las reglas de abajo cuando una se cumple, activa la casilla Detener si es verdad. Esa casilla no se puede usar cuando la regla aplica una barra de datos, una escala de colores o un conjunto de iconos. El ejemplo de Microsoft: una regla con =B2<HOY() pinta en rojo lo vencido y otra marca en amarillo lo que vence en los próximos 60 días; lo que ya quedó rojo por la regla superior se deja como está.
Los cinco tipos de regla del menú
| Tipo | Para qué sirve | Ejemplos de opciones |
|---|---|---|
| Resaltar reglas de celdas | Marcar celdas que cumplen una condición | Entre, Igual a, Texto que contiene, Una fecha |
| Reglas superiores e inferiores | Destacar los valores más altos o más bajos | 10 elementos superiores, 10% de valores inferiores |
| Barras de datos | Comparar tamaños: barra más larga, valor mayor | Relleno degradado o relleno sólido |
| Escalas de color | Ver la distribución con dos o tres colores | Color superior para valores altos, inferior para bajos |
| Conjuntos de iconos | Clasificar en tres a cinco categorías | Con tres iconos: 67 % o más, entre 33% y 67 %, menos de 33 % |
Los conjuntos de iconos se pueden combinar con otros formatos condicionales, y las celdas con escala de color se pueden ordenar por color desde el menú contextual.
El atajo más rápido: Análisis rápido
- Selecciona los datos. El botón Análisis rápido aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
- Haz clic en Análisis rápido o presiona Ctrl+Q.
- En la pestaña Formato, pasa el puntero por las opciones para ver la vista previa y haz clic en la que quieras.
Las opciones dependen de lo que selecciones. Si solo hay texto, verás Texto, Duplicar, Único, Igual que y Borrar. Si hay números, o texto y números, verás Barras de datos, Colores, Conjuntos de iconos, Mayor que, Superior 10 % y Borrar.
Ajustar una escala de color a tus datos
Desde Administrar reglas > Editar regla, con el estilo Escala de 2 colores o Escala de 3 colores, eliges el tipo para Mínima y Máxima (y Punto medio en la de tres). Con Valor más bajo y Valor más alto no escribes nada. Con Porcentaje o Percentil los valores válidos van de 0 a 100 y no escribes el signo de porcentaje. Comprueba siempre que la Mínima sea menor que la Máxima; puedes mezclar tipos, por ejemplo un número en Mínima y un porcentaje en Máxima.
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Encontrar y borrar reglas que ya no quieres
- Todas las celdas con formato condicional: haz clic en una celda sin formato y ve a Inicio > grupo Edición > Buscar y seleccionar > Formato condicional.
- Solo las que tienen la misma regla: haz clic en una de ellas, Buscar y seleccionar > Ir a Especial > Celdas con formatos condicionales > Iguales a celda activa.
- Quitar reglas: Inicio > Formato condicional > Borrar reglas > Borrar reglas de toda la hoja, o Borrar reglas de celdas seleccionadas.
En tablas dinámicas hay límites: los campos del área Valores no se pueden formatear según si son valores únicos o duplicados, ni por texto o por fecha, solo por número.
Mi consejo
Empieza por Análisis rápido para probar sin compromiso y, cuando algo no encaje, pasa directo a una regla con fórmula: es donde está la potencia. Si combinas varias reglas, abre el Administrador y ordena la lista tú, porque la más reciente siempre se coloca arriba. Si lo que buscas es limpiar repeticiones, primero resáltalas y luego sigue esta guía para quitar duplicados en Excel. Para reglas que dependen de una condición, te ayuda dominar la función SI, y para evitar datos mal escritos desde el origen, una lista desplegable.
Preguntas frecuentes
¿Dónde está el formato condicional en Excel?
En la pestaña Inicio, grupo Estilos, en el botón Formato condicional. Desde ahí eliges el tipo de regla o entras en Administrar reglas.
¿Cómo hago una regla de formato condicional con fórmula?
En Administrar reglas haz clic en Nueva regla, elige Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato, escribe una fórmula que empiece con signo igual y devuelva Verdadero o Falso, y elige el formato.
¿Qué pasa si dos reglas de formato condicional se cumplen?
Si no chocan, se aplican las dos. Si chocan, se aplica la que está más arriba en el Administrador de reglas de formato condicionales. Puedes cambiar el orden con Subir y Bajar.
¿Por qué no se aplica mi formato condicional?
Una causa que documenta Microsoft: si alguna celda del rango tiene una fórmula que devuelve error, el formato no se aplica a ninguna celda. Usa ES o SI.ERROR para evitar el error.
