Im neuen Outlook richtest du die Abwesenheitsnotiz unter Ansicht, Einstellungen anzeigen, Konten, Automatische Antworten ein. Im klassischen Outlook gehst du auf Datei und dann Automatische Antworten. In Outlook im Web findest du sie unter Einstellungen, Konto, Automatische Antworten. Leg immer einen Zeitraum fest, sonst bleibt die Notiz an, bis du sie selbst ausschaltest.
Eine Abwesenheitsnotiz sagt allen, die dir schreiben, dass du gerade nicht da bist und nicht sofort antwortest. Laut Microsoft schickt Outlook diese Nachricht während deiner Abwesenheit einmal an jede Person, die dir eine E-Mail sendet. Wer dir dreimal schreibt, bekommt die Notiz also nur einmal.
Die Schritte hängen von zwei Dingen ab: welche Outlook-Version du nutzt und welche Art von Konto dahintersteht, also Exchange oder Microsoft 365 auf der einen Seite und POP oder IMAP auf der anderen. Ich habe die Microsoft-Anleitung im Oktober 2026 gelesen und die drei Wege hier sortiert.
Laut Microsoft kann die Funktion drei Dinge, die viele gar nicht nutzen:
- Antworten für bestimmte Daten planen, also schon vor dem Urlaub einrichten.
- Unterschiedliche Nachrichten für interne Kollegen und für externe Kontakte schreiben.
- Die Abwesenheitsnotiz auf allen Outlook-Plattformen verwalten, auf dem Windows-Desktop, dem Mac, im Web und mobil.
Welche Outlook-Version hast du?
| Version | Wo die Abwesenheitsnotiz steckt | Ausschalten |
|---|---|---|
| Neues Outlook | Registerkarte Ansicht, Einstellungen anzeigen, Konten, Automatische Antworten | Umschaltfläche Automatische Antworten aus |
| Klassisches Outlook | Datei am linken Ende des Menübands, dann Automatische Antworten | Deaktivieren in der Meldung unter dem Menüband |
| Outlook im Web und Outlook.com | Einstellungen, Konto, Automatische Antworten | Umschalter Automatische Antworten aus |
Ein Hinweis aus der Hilfe, der viel Sucherei erspart: Funktionieren die Schritte für das neue Outlook bei dir nicht, verwendest du möglicherweise noch gar nicht das neue Outlook für Windows. Dann nimm einfach die Schritte für das klassische Outlook.
Abwesenheitsnotiz im neuen Outlook
- Wähle auf der Registerkarte Ansicht die Option Einstellungen anzeigen.
- Wähle Konten und dann Automatische Antworten.
- Aktiviere die Umschaltfläche Automatische Antworten.
- Wähle Antworten nur während eines Zeitraums senden und gib die Start- und Endzeit ein.
- Wähle Antworten nur an Kontakte senden, wenn nur externe Absender aus deiner Kontaktliste die Antwort bekommen sollen.
- Wähle abschließend Speichern.
Mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto kannst du zusätzlich Antworten außerhalb deiner Organisation senden. Dann geht deine automatische Antwort aber an jede E-Mail, die du bekommst, auch an Newsletter, Werbung und potenzielle Junk-E-Mails. Microsoft empfiehlt deshalb, für Leute außerhalb deiner Organisation Antworten nur an Kontakte senden zu wählen.
Auch im neuen Outlook gilt: Für Gmail-, Yahoo- oder andere POP- oder IMAP-Konten werden automatische Antworten nicht unterstützt. Taucht der Punkt bei einem solchen Konto nicht auf, liegt es nicht an dir.
Abwesenheitsnotiz im klassischen Outlook
Im klassischen Outlook gibt es zwei Methoden, und welche bei dir greift, hängt vom Kontotyp ab. Wähle am linken Ende des Menübands Datei. Siehst du dort die Schaltfläche Automatische Antworten, geht es so weiter:
- Wähle Automatische Antworten.
- Wähle im Feld Automatische Antworten die Option Automatische Antworten senden.
- Leg optional einen Datumsbereich fest. Zum eingegebenen Enddatum und zur Endzeit werden die automatischen Antworten dann abgeschaltet.
- Gib auf der Registerkarte Automatische Antworten den Text ein, den du senden willst. Mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto gibt es dafür die Registerkarten Innerhalb meiner Organisation und Außerhalb meiner Organisation.
- Wähle OK, um die Einstellungen zu speichern.
Auch hier gilt: Schickst du automatische Antworten an beliebige Personen außerhalb deiner Organisation, landen sie bei allen Adressen, auch bei Newslettern, E-Mail-Werbung und potenziellen Junk-E-Mails. Die Hilfe empfiehlt Nur meine Kontakte.
Ist die Abwesenheitsnotiz aktiv, zeigt das klassische Outlook unterhalb des Menübands eine Meldung dazu an. Dort wählst du Deaktivieren, um sie auszuschalten. Willst du Datum oder Text ändern, gehst du die Schritte oben einfach noch einmal durch.
Abwesenheitsnotiz in Outlook im Web
- Wähle oben auf der Seite Einstellungen, dann Konto und Automatische Antworten. Das gilt für Outlook im Web und für Outlook.com.
- Aktiviere das Kontrollkästchen Antworten nur während dieses Zeitraums senden und gib Start- und Endzeit ein.
- Schreib in das Feld unten im Fenster die Nachricht, die während deiner Abwesenheit verschickt werden soll.
- Wenn du magst, änderst du über die Formatierungsoptionen oben im Feld Schriftart und Farbe des Texts.
Legst du keinen Zeitraum fest, bleibt die automatische Antwort an, bis du sie über den Umschalter Automatische Antworten wieder ausschaltest. Dafür meldest du dich bei Outlook im Web an und gehst erneut auf Einstellungen, Konto, Automatische Antworten.
Kein Button Automatische Antworten? Das ist der Grund
Das ist der Haken, an dem die meisten scheitern. Laut Microsoft werden automatische Antworten für Gmail-, Yahoo- und andere POP- oder IMAP-Konten nicht unterstützt. Findest du im klassischen Outlook nach Datei keine Schaltfläche Automatische Antworten, nutzt du sehr wahrscheinlich so ein Konto.
Die Lösung ist eine Regel, die auf eingehende Nachrichten antwortet. Microsoft beschreibt das in einer eigenen Anleitung mit dem Titel Verwenden von Regeln zum Senden einer Abwesenheitsnachricht. Wichtig: Diese Regel funktioniert nur, wenn Outlook während deiner Abwesenheit weiter ausgeführt wird. Ist der Rechner aus, geht keine Antwort raus.
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Für Outlook für Mac sowie Outlook für Android und iOS hat Microsoft eigene Anleitungen.
In dieselbe Richtung geht diese Schritt-für-Schritt-Anleitung: Seitenzahlen in Word einfügen.
Meine Empfehlung
Stell immer einen Zeitraum ein. Dann schaltet sich die Notiz am Ende von selbst ab und du schickst nicht noch Wochen nach dem Urlaub automatische Antworten an Kunden. Mit einem Firmenkonto würde ich für extern Antworten nur an Kontakte nehmen, so beantwortest du keine Newsletter und keine Werbung und verrätst Fremden nicht, dass du weg bist. Und wenn der Button fehlt, such nicht weiter: Dann ist es ein POP- oder IMAP-Konto, und du brauchst die Regel. Im klassischen Outlook siehst du übrigens an der Meldung unter dem Menüband sofort, ob die Notiz läuft. Schau da vor dem Urlaub einmal drauf.
Noch mehr Anleitungen auf Deutsch gibt es bei mir, zum Beispiel wie du gelöschte WhatsApp Nachrichten wiederherstellen oder dein Instagram Konto löschen kannst.
Häufige Fragen
Wo finde ich die Abwesenheitsnotiz im neuen Outlook?
Auf der Registerkarte Ansicht unter Einstellungen anzeigen, dann Konten und Automatische Antworten. Dort aktivierst du die Umschaltfläche Automatische Antworten.
Warum fehlt bei mir der Button Automatische Antworten?
Automatische Antworten werden für Gmail-, Yahoo- und andere POP- oder IMAP-Konten nicht unterstützt. Dann richtest du eine Regel ein, die auf eingehende Nachrichten antwortet, solange Outlook läuft.
Schaltet sich die Abwesenheitsnotiz von selbst aus?
Nur, wenn du einen Zeitraum festlegst. Ohne Zeitraum bleibt die automatische Antwort an, bis du sie manuell ausschaltest.
Bekommt jeder Absender die Notiz mehrmals?
Nein. Outlook sendet die Nachricht während deiner Abwesenheit einmal an jede Person, die dir eine E-Mail schreibt.
Wie verhindere ich Antworten an Newsletter und Werbung?
Wähle Antworten nur an Kontakte senden oder Nur meine Kontakte. Antworten an alle außerhalb deiner Organisation gehen sonst auch an Newsletter, Werbung und potenzielle Junk-E-Mails.
Wie schalte ich die Abwesenheitsnotiz im klassischen Outlook aus?
Ist sie aktiv, erscheint unterhalb des Menübands eine Meldung. Wähle dort Deaktivieren.
