Per impostare la risposta automatica in Outlook: nel nuovo Outlook vai su Visualizza > Visualizzare le impostazioni > Account > Risposte automatiche e attiva l'interruttore; in Outlook classico seleziona File > Risposte automatiche > Invia risposte automatiche; in Outlook sul web o Outlook.com scegli Impostazioni > Conto > Risposte automatiche. Imposta un periodo di tempo, così le risposte si spengono da sole al tuo rientro.
La risposta automatica fuori sede avvisa chi ti scrive che non sei disponibile e che non risponderai subito. Outlook invia il tuo messaggio una volta a ogni persona che ti manda un'e-mail durante l'assenza. Il percorso cambia in base a due cose: la versione di Outlook che usi e il tipo di account di posta, Exchange o Microsoft 365 da una parte, POP o IMAP dall'altra. Ho letto la guida del Supporto Microsoft a ottobre 2026 e qui trovi i passaggi per tutte e tre le versioni, con le etichette italiane.
Quale versione di Outlook stai usando
| Versione | Dove si trova | Come si spegne |
|---|---|---|
| Nuovo Outlook per Windows | Visualizza > Visualizzare le impostazioni > Account > Risposte automatiche | Da sola, se scegli Invia risposte solo durante un periodo di tempo |
| Outlook classico | File > Risposte automatiche | Da sola con un intervallo di date, altrimenti con Disattiva |
| Outlook sul web e Outlook.com | Impostazioni > Conto > Risposte automatiche | Da sola con un periodo di tempo, altrimenti a mano |
Una cosa da sapere subito: le risposte automatiche non sono supportate per gli account Gmail, Yahoo o altri account POP o IMAP. Se usi uno di questi account dentro Outlook, salta alla sezione sulle regole più sotto.
Nel nuovo Outlook per Windows
- Nella scheda Visualizza seleziona Visualizzare le impostazioni.
- Seleziona Account e poi Risposte automatiche.
- Attiva l'interruttore Risposte automatiche.
- Seleziona Invia risposte solo durante un periodo di tempo e inserisci l'ora di inizio e di fine.
- Se vuoi che le risposte arrivino solo ai mittenti esterni che hai nell'elenco Contatti, seleziona Invia risposte solo ai contatti.
- Al termine seleziona Salva.
Se questi passaggi non funzionano, probabilmente non stai ancora usando il nuovo Outlook per Windows. In quel caso segui la procedura per Outlook classico.
In Outlook classico
Prima controlla il tipo di account: seleziona File all'estremità sinistra della barra multifunzione. Se vedi il pulsante Risposte automatiche, continua con questi passaggi. Se non lo vedi, vai alla sezione sulle regole.
- Seleziona File > Risposte automatiche.
- Nella casella Risposte automatiche seleziona Invia risposte automatiche.
- Se vuoi, imposta un intervallo di date: le risposte si disattivano da sole alla data e all'ora di fine. Senza intervallo dovrai spegnerle a mano.
- Scrivi la risposta da inviare. Con un account aziendale o dell'istituto di istruzione puoi scrivere un messaggio nella scheda All'interno dell'organizzazione e un altro nella scheda All'esterno dell'organizzazione.
- Seleziona OK per salvare.
Finché le risposte automatiche sono attive, Outlook classico mostra un messaggio nella barra multifunzione. Per spegnerle seleziona Disattiva. Per cambiare date o testo, ripeti la procedura qui sopra.
In Outlook sul web e in Outlook.com
- Nella parte superiore della pagina seleziona Impostazioni > Conto > Risposte automatiche.
- Seleziona la casella Invia risposte solo durante questo periodo di tempo e inserisci un orario di inizio e di fine.
- Nella casella in basso scrivi il messaggio da inviare durante l'assenza. Con le opzioni di formattazione in alto puoi cambiare tipo e colore del carattere.
Attenzione: se non imposti un periodo di tempo, le risposte automatiche restano attive finché non selezioni a mano Non inviare risposte automatiche. Per spegnerle torna in Impostazioni > Conto > Risposte automatiche e disattiva l'interruttore Risposte automatiche.
Solo contatti o tutti: occhio a newsletter e posta indesiderata
Con un account aziendale o dell'istituto di istruzione puoi inviare risposte anche all'esterno dell'organizzazione. Qui c'è un dettaglio importante: se rispondi a chiunque sia esterno, la risposta automatica parte verso tutti gli indirizzi da cui ricevi posta, comprese newsletter, pubblicità e perfino la posta indesiderata. Per questo Microsoft consiglia, per gli utenti esterni, di scegliere Invia risposte solo ai contatti nel nuovo Outlook o Solo i miei contatti in Outlook classico.
Se il pulsante Risposte automatiche non c'è
Se dopo aver selezionato File non trovi Risposte automatiche, è probabile che tu stia usando un account Gmail, Yahoo o un altro account POP o IMAP, che non supporta questa funzionalità. La soluzione indicata da Microsoft è una regola che risponde ai messaggi in arrivo. Il limite è importante: funziona solo se lasci Outlook in esecuzione mentre sei via. La guida dedica una scheda a parte a questa procedura, intitolata Usare le regole per inviare un messaggio Fuori sede.
Ci sono schede separate anche per Outlook per Mac e per l'app Outlook su Android e iOS, perché i passaggi lì sono diversi.
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La mia opinione
Imposta sempre il periodo di tempo. È la differenza tra una risposta automatica che si spegne da sola al tuo rientro e una che continua a dire "sono fuori sede" per settimane. Se hai un account di lavoro, scegli solo i contatti per i mittenti esterni: non ha senso rispondere a newsletter, pubblicità e posta indesiderata. E se il pulsante Risposte automatiche non compare, non perdere tempo a cercarlo: probabilmente il tuo account è POP o IMAP, e ti serve la regola.
Prima di partire conviene anche mettere al sicuro i profili social: sul sito trovi come funziona il codice di sicurezza di Instagram e cosa fare se Instagram è stato hackerato.
Domande frequenti
Come si attiva la risposta automatica in Outlook?
Nel nuovo Outlook: Visualizza > Visualizzare le impostazioni > Account > Risposte automatiche. In Outlook classico: File > Risposte automatiche. Sul web: Impostazioni > Conto > Risposte automatiche.
La risposta automatica si disattiva da sola?
Sì, se imposti un periodo di tempo o un intervallo di date. Senza, resta attiva finché non la spegni a mano.
Perché in Outlook non trovo Risposte automatiche?
Probabilmente usi un account Gmail, Yahoo o un altro account POP o IMAP, che non supporta la funzionalità. Puoi usare una regola, lasciando Outlook in esecuzione.
Quante volte riceve la risposta automatica chi mi scrive?
Una volta. Outlook invia il messaggio personalizzato una volta a ogni persona che ti scrive durante l'assenza.
Posso scrivere messaggi diversi per colleghi e clienti?
Sì, con un account aziendale o dell'istituto di istruzione: un messaggio All'interno dell'organizzazione e uno All'esterno dell'organizzazione.
Perché conviene rispondere solo ai contatti?
Perché rispondendo a tutti gli esterni la risposta parte anche verso newsletter, pubblicità e posta indesiderata.
