Outlook の自動返信は、新しい Outlook なら「設定」の「アカウント」から「自動応答」を開いてトグルをオンにし、クラシック Outlook なら「ファイル」から「自動応答」を選んで「自動応答を送信する」を選びます。開始時刻と終了時刻を指定しておけば、終了日時に自動でオフになります。
Outlook の画面では、自動返信は「自動応答」という名前で出てきます。不在の間にメールを送ってきた人それぞれに、用意したメッセージが1回だけ自動で送られる仕組みです。休暇や出張の前に設定しておけば、返事が遅れる理由を相手に伝えられます。
迷いやすいのは、使っている Outlook のバージョンとメール アカウントの種類で手順が変わることです。2026年10月時点の Microsoft のヘルプをもとに、バージョン別の手順をまとめました。
まず自分の Outlook がどれかを確認する
設定方法を決めるのは2つの組み合わせです。1つはメール アカウントの種類で、Exchange や Microsoft 365 のアカウントか、POP や IMAP のアカウントかです。もう1つは使っている Outlook で、Windows のデスクトップ版、Mac、Web、モバイルのどれかです。Mac、Android、iOS の Outlook にはそれぞれ別の手順が用意されているので、ここでは Windows と Web の3つの画面を扱います。
| バージョン | 自動応答の入口 | ポイント |
|---|---|---|
| 新しい Outlook for Windows | 「表示」タブの「設定を表示」、「アカウント」、「自動応答」 | トグルでオンとオフを切り替えます。 |
| クラシック Outlook | リボン左端の「ファイル」、「自動応答」 | ボタンがない場合はルールで代用します。 |
| Outlook on the web、Outlook.com | ページ上部の「設定」、「アカウント」、「自動応答」 | 期間を設定しないとオンのままです。 |
新しい Outlook の手順がうまくいかない場合は、まだ新しい Outlook for Windows を使っていない可能性があります。そのときはクラシック Outlook の手順を試してください。
新しい Outlook での設定手順
- 「表示」タブで「設定を表示」を選びます。
- 「アカウント」から「自動応答」を選択します。
- 「自動応答」のトグルをオンにします。
- 「一定期間のみ応答を送信する」を選び、開始時刻と終了時刻を入力します。
- 連絡先リストに入っている外部の送信者にだけ送りたい場合は「連絡先にのみ返信を送信」を選びます。
- メッセージを入力し、「保存」を選びます。
クラシック Outlook での設定手順
まずリボンの左端にある「ファイル」を選び、「自動応答」ボタンがあるかを確認します。あれば次の手順です。
- 「ファイル」から「自動応答」を選びます。
- 「自動応答」ボックスで「自動応答を送信する」を選びます。
- 必要に応じて日付の範囲を設定します。終了時刻に入れた日時に自動応答はオフになります。
- 職場または学校のアカウントなら、「自分の所属組織内」タブと「自分の所属組織外」タブで、それぞれ送る文面を入力できます。
- 「OK」を選んで保存します。
設定中は、リボンの下に自動応答が有効だというメッセージが表示されます。オフにするときは、そこで「無効にする」を選びます。日付を変えたいときは、同じ手順で設定を開き直します。
Outlook on the web と Outlook.com での設定手順
- ページ上部の「設定」から「アカウント」、「自動応答」を選びます。
- 「次の期間に限り応答を送信する」のチェックボックスを選び、開始時刻と終了時刻を入力します。
- ウィンドウ下部のボックスに、不在中に送るメッセージを入力します。フォントや色も変えられます。
期間を設定しなかった場合、自動応答はオンのままです。戻ったら「設定」から「アカウント」、「自動応答」を開いて、トグルをオフにするのを忘れないでください。
社外の人への自動返信は「連絡先のみ」が安全
職場や学校のアカウントには、組織の外の人にも自動応答を送るオプションがあります。ここで注意したいのは、組織の外に送る設定にすると、ニュースレター、広告、迷惑メールなど、届いたすべてのメールに自動応答が返るという点です。
迷惑メールに返信すると、そのアドレスが使われていることを相手に知らせることにもなりかねません。Microsoft のヘルプも、組織外に送る場合は「連絡先にのみ」(クラシック Outlook では「個人用の連絡先のみ」)を選ぶことを勧めています。社内向けと社外向けで文面を分けられるので、社外向けは簡潔にしておくのがおすすめです。
「自動応答」ボタンがないとき
「ファイル」を選んでも「自動応答」が見つからない場合は、Gmail、Yahoo、またはそのほかの POP アカウントか IMAP アカウントを使っている可能性があります。これらのアカウントでは自動応答はサポートされていません。
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Microsoft のヘルプでは、特定の日付だけ返信をスケジュールしたり、社内の同僚と社外の連絡先に別々のメッセージを用意したりできることも案内されています。Exchange や Microsoft 365 のアカウントなら、こうした細かい設定がそのまま使えます。
POP や IMAP のアカウントの場合は、ルールを使って不在メッセージを送る方法があります。ただしこれは、不在の間も Outlook を起動したままにしておくことが前提です。パソコンを閉じると返信されないので、長期の休みの前には気をつけてください。
私のおすすめ
自動返信は、必ず終了日時を入れて設定してください。戻ってきた日にオフにし忘れて、何日も「不在です」と返し続けるのがいちばん多い失敗だからです。社外への返信は「連絡先にのみ」を選び、社内向けと社外向けで文面を分けておけば安心です。不在中に届く通知の整理にはYouTube の通知設定も、文面づくりの手助けにはChatGPT の使い方もどうぞ。
よくある質問
Outlook の自動返信はどこで設定しますか?
新しい Outlook では「設定」の「アカウント」から「自動応答」、クラシック Outlook では「ファイル」から「自動応答」を選びます。
同じ人に何回も自動返信が送られますか?
自動応答は、不在中にメールを送ってきた各ユーザーに、カスタマイズしたメッセージを1回自動で送ります。
期間を指定しないとどうなりますか?
期間を設定しない場合は、手動でオフにするまで自動応答がオンのままになります。
社外の人にも自動返信を送れますか?
職場や学校のアカウントでは送れますが、すべてのメールに返信されるため「連絡先にのみ」を選ぶことが勧められています。
「自動応答」ボタンが見当たりません。
Gmail、Yahoo、POP、IMAP のアカウントでは自動応答がサポートされていません。ルールを使って不在メッセージを送る方法があります。
自動返信をオフにするには?
クラシック Outlook ではリボンの下のメッセージで「無効にする」を、Web 版では「自動応答」のトグルをオフにします。
