Eine Dropdown-Liste erstellst du in Excel über die Datenüberprüfung: Zelle auswählen, auf der Registerkarte Daten Datenüberprüfung wählen, auf der Registerkarte Einstellungen im Feld Zulassen die Option Liste wählen und im Feld Quelle deinen Listenbereich markieren. Das Kontrollkästchen Zellendropdown muss aktiviert sein. Liegen die Einträge in einer Excel-Tabelle, aktualisiert sich die Liste von selbst.
Mit einer Dropdown-Liste können andere in deinem Arbeitsblatt ein Element aus einer Liste auswählen, die du vorgegeben hast. Microsoft bringt den Nutzen auf den Punkt: Die Dateneingabe ist schneller und genauer, wenn du die Werte in einer Zelle auf die Auswahl in einer Dropdown-Liste beschränkst. Keine Tippfehler, keine drei Schreibweisen für dasselbe.
Ich habe die Microsoft-Anleitung im Oktober 2026 gelesen. Sie hat Schritte für Windows, Mac und das Web. Unten findest du alle drei, dazu die Einstellungen für Eingabe- und Fehlermeldungen, die viele übersehen.
Vorbereitung: die Einträge in eine Tabelle packen
Bevor du die Liste anlegst, brauchst du die Einträge. Gib sie auf einem neuen Arbeitsblatt ein. Im Idealfall stehen sie in einer Excel-Tabelle. Ist das nicht so, wandelst du die Liste schnell um: Wähle eine beliebige Zelle im Bereich aus und drücke STRG+T.
Warum eine Tabelle? Wenn die Daten in einer Tabelle stehen, werden beim Hinzufügen oder Entfernen von Einträgen alle Dropdown-Listen, die auf dieser Tabelle basieren, automatisch aktualisiert. Du musst nichts weiter tun. Das ist für mich der wichtigste Tipp auf der ganzen Seite. Jetzt ist auch ein guter Moment, die Einträge so zu sortieren, wie sie später in der Liste erscheinen sollen.
Dropdown-Liste erstellen in Excel für Windows
- Wähle auf dem Arbeitsblatt die Zelle aus, in der die Dropdown-Liste erscheinen soll.
- Gehe im Menüband auf die Registerkarte Daten und dann auf Datenüberprüfung.
- Wähle auf der Registerkarte Einstellungen im Feld Zulassen die Option Liste.
- Klicke in das Feld Quelle und markiere deinen Listenbereich. Im Beispiel der Hilfe ist das ein Blatt mit Orten und der Bereich A2:A9. Die Überschriftenzeile bleibt draußen, weil sie keine Auswahlmöglichkeit sein soll.
- Wenn die Zelle auch leer bleiben darf, aktiviere Leeres Feld ignorieren.
- Aktiviere das Kontrollkästchen Zellendropdown.
- Richte bei Bedarf auf den Registerkarten Eingabemeldung und Fehlermeldung die Meldungen ein, wie unten beschrieben, und bestätige mit OK.
Lässt sich die Datenüberprüfung gar nicht auswählen, ist das Arbeitsblatt möglicherweise geschützt oder freigegeben. Dann hebst du die Sperrung der betroffenen Bereiche auf oder beendest die Freigabe und versuchst es noch einmal.
Eingabemeldung und Fehlermeldung einstellen
Auf der Registerkarte Eingabemeldung legst du fest, ob ein Hinweis erscheint, sobald jemand die Zelle auswählt. Aktiviere dafür Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird, und gib einen Titel und eine Meldung mit bis zu 225 Zeichen ein.
Auf der Registerkarte Fehlermeldung bestimmst du, was passiert, wenn jemand etwas eingibt, das nicht in der Liste steht. Aktiviere Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden, wähle im Feld Typ eine Option und gib Titel und Meldung ein.
| Typ | Was er bewirkt |
|---|---|
| Information | Zeigt eine Meldung, verhindert aber nicht, dass andere Werte eingegeben werden. |
| Warnung | Zeigt eine Meldung, verhindert aber ebenfalls nicht, dass andere Werte eingegeben werden. |
| Stopp | Verhindert die Eingabe von Daten, die nicht in der Dropdown-Liste stehen. |
Gibst du keinen eigenen Titel oder Text ein, lautet der Titel standardmäßig Microsoft Excel und die Meldung: Der eingegebene Wert ist ungültig. Ein anderer Benutzer hat die Werte begrenzt, die in diese Zelle eingegeben werden können. Das klingt für viele Kollegen eher abschreckend. Ein eigener, freundlicher Satz hilft mehr.
Die schnelle Variante: Einträge direkt mit Komma
Ist deine Liste kurz, brauchst du gar keinen eigenen Bereich. Microsoft erlaubt, die Werte direkt in das Feld Quelle einzugeben, durch ein Komma getrennt. Das Beispiel aus der Hilfe lautet: Obst,Gemüse,Getreideflocken,Milchprodukte,Snacks
Der Nachteil: Willst du später einen Eintrag ändern, musst du wieder in die Datenüberprüfung. Mit einer Tabelle als Quelle änderst du einfach die Tabelle.
Dropdown-Liste auf dem Mac und im Web
Auf dem Mac sind die Schritte fast gleich. Erstelle die Liste gültiger Einträge in einer einzelnen Spalte oder Zeile ohne leere Zellen und markiere die Zellen, in denen du die Eingabe beschränken willst.
- Wähle auf der Registerkarte Daten unter Tools die Option Datenüberprüfung oder Überprüfen.
- Wähle auf der Registerkarte Einstellungen im Popupmenü Zulassen die Option Liste.
- Klicke in das Feld Quelle und markiere auf dem Arbeitsblatt die Liste mit den gültigen Einträgen. Das Dialogfeld wird dabei minimiert.
- Drücke die EINGABETASTE, um das Dialogfeld wiederherzustellen, und wähle OK.
Steht der Befehl nicht zur Verfügung, ist auch hier das Blatt möglicherweise geschützt oder die Arbeitsmappe freigegeben. Solange das so ist, kannst du die Einstellungen der Datenüberprüfung nicht ändern.
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In Excel im Web gehst du auf die Registerkarte Daten und dann auf Datentools. Auch dort markierst du im Feld Quelle die Zellen mit den Einträgen ohne die Überschriftenzelle oder tippst die Einträge mit Komma getrennt ein. Die Meldungen heißen im Web Nachricht anzeigen und Meldung anzeigen.
Nach dem Erstellen: kurz testen und absichern
- Prüf, ob Spaltenbreite und Zeilenhöhe passen, damit die Einträge vollständig angezeigt werden.
- Steht die Quellliste auf einem anderen Blatt und sollen andere sie weder sehen noch ändern, blende dieses Blatt aus und schütze es.
- Zum Ändern der Liste änderst du die Werte in der Quellliste oder bearbeitest den Bereich im Feld Quelle.
- Für das Hinzufügen, Entfernen oder Löschen einer Dropdown-Liste hat Microsoft eigene Anleitungen, dazu eine Beispielarbeitsmappe mit mehreren Beispielen zur Datenüberprüfung.
Zum Weiterlesen passt auch: Outlook Abwesenheitsnotiz einrichten.
Meine Empfehlung
Leg die Einträge immer in eine Excel-Tabelle, auch wenn es nur fünf sind. Das kostet dich einen Druck auf STRG+T und erspart dir später jede Nacharbeit an der Datenüberprüfung. Stell die Fehlermeldung auf Stopp, wenn wirklich nur die Listenwerte erlaubt sein sollen, und schreib einen eigenen Satz statt der Standardmeldung. Die Kommaliste nehme ich nur für ganz kurze, feste Listen.
Mehr Anleitungen von mir auf Deutsch findest du zum Beispiel dazu, wie du gelöschte WhatsApp Nachrichten wiederherstellen oder dein Instagram Konto deaktivieren kannst.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine Dropdown-Liste in Excel?
Zelle auswählen, auf der Registerkarte Daten Datenüberprüfung wählen, unter Einstellungen bei Zulassen Liste wählen, im Feld Quelle den Listenbereich markieren und Zellendropdown aktivieren.
Wie aktualisiert sich die Dropdown-Liste automatisch?
Leg die Einträge in eine Excel-Tabelle. Dann werden beim Hinzufügen oder Entfernen von Einträgen alle Dropdown-Listen, die auf dieser Tabelle basieren, automatisch aktualisiert.
Kann ich die Einträge direkt eintippen?
Ja. Du kannst die Werte durch ein Komma getrennt direkt in das Feld Quelle eingeben, zum Beispiel Obst,Gemüse,Getreideflocken,Milchprodukte,Snacks.
Warum kann ich die Datenüberprüfung nicht auswählen?
Das Arbeitsblatt ist möglicherweise geschützt oder freigegeben. Heb die Sperrung auf oder beende die Freigabe und versuch es erneut.
Wie verhindere ich andere Eingaben als die Listenwerte?
Wähle auf der Registerkarte Fehlermeldung im Feld Typ die Option Stopp. Information und Warnung zeigen nur eine Meldung an.
Wie lang darf die Eingabemeldung sein?
Titel und Meldung gibst du in die Felder der Registerkarte Eingabemeldung ein. Die Meldung darf bis zu 225 Zeichen lang sein.
